På 80-tallet laget Dr. Roger Pendleton og Dr. David Haslam en feedbackmodell som har vist seg å være veldig effektiv. Modellen beskriver hvordan man gjennom fem «regler» gjør både mottaker og avsender av feedback til aktive deltakere i samtalen. Modellen er et rammeverk som har hjulpet mange som synes det er vanskelig å gi tilbakemeldinger/feedback.
Pendletons modell har vist seg effektiv på flere arenaer. I denne artikkelen fokuserer vi på hvordan den fungerer i et leder-medarbeider-forhold, men den kan også eksempelvis benyttes i forbindelse med opplæring og i coaching-samtaler.
Metoden går i korte trekk ut på å ha en dialog som består av balansert feedback, der selvevaluering og observasjoner er viktige elementer. Balansert feedback vil si å bygge tilbakemeldingen opp med å forsterke det som er bra, og i tillegg ta opp forbedringspunkter.
Når man starter samtalen med det som går bra, bygger man raskt et grunnlag for en åpen og ærlig dialog. Dette er helt nødvendig for å gi effektiv feedback.
De fem reglene:
- Be medarbeider starte med selv å si et par ting som gikk bra
Her vil man ofte møte skuldertrekninger og «jeg vet ikke», men ikke la de slippe unna. Her må de bringe til bords minst én ting de synes gikk bra. - Anerkjenn det som er sagt, og legg til et par ting som gikk bra
Start med å anerkjenne det som allerede er sagt. Det er alltid bra for mottaker å få bekreftet punktene de selv kommer med. Deretter bør du klare å finne minst én ting å legge til som er bra. Vær så spesifikk som mulig. Dette viser at du følger med, og ikke bare får med deg det negative. - Be medarbeider komme med et par forbedringspunkter
Spør om det er noe hen ville gjort annerledes neste gang, eller om de ser noen forbedringspunkter selv. - Anerkjenn punktene, og bring dine egne punkter inn i samtalen
Start nok en gang med å anerkjenne det medarbeideren kommer med av punkter selv, og fyll deretter på med det du har sett selv. Vær tydelig og spesifikk på hva du mener bør gjøres annerledes, og si noe om hvorfor. - Oppsummer hovedpunktene fra samtalen
Målet med samtalen er å skape vekst; at medarbeider skal utvikle seg. Om dere velger å lage en actionplan til oppfølging på et senere tidspunkt, eller om dere reflekterer sammen (eller hver for dere) på hva som er gode steg fremover, vil være avhengig av både situasjon og person.
At modellen er bygget opp rundt at leder og medarbeider har en dialog, forsterker eierskapet hos mottakeren av tilbakemeldingene. Mottakers egne refleksjoner er en essensiell del av modellen, og forsterker budskapet.
Hvorfor er det så viktig å fokusere på det som går bra?
Ofte vet man ikke at man gjør noe som er bra. Eller hvorfor det er bra. Hvis du som leder ikke kan gi tilbakemeldinger på det som fungerer bra, og hvorfor, så fratar du gode læringsmuligheter for dine medarbeidere. Ved å være tydelig og spesifikk også på det som fungerer bra, ikke bare på utviklingspunkter, vil du sannsynligvis oppleve at denne atferden forsterkes, og du får mer fornøyde medarbeidere.
Oppsummert
Modellen er effektiv nettopp fordi den som er mottaker av tilbakemeldingen får starte med sine refleksjoner og tanker først. Ofte har dere sett de samme tingene, og da har du som leder fått en god pasning å ta imot når medarbeideren selv bringer noe til bords.
Denne modellen passer best når du kan sette av tid til en ordentlig samtale, og brukes gjerne på mer komplekse saker, eller utvikling over tid.
Modeller som denne er nyttige verktøy å ha med seg som leder. Er man ny i lederrollen skaper det trygghet å ha et rammeverk å holde i, og for mer erfarne ledere blir dette bare ett av mange verktøy man bruker.
Relatert : Frykt for å gi tilbakemeldinger