Feedback er en av de mest verdifulle gavene du kan motta som leder. Vi har alle blindsoner i forhold til hvordan vi fremstår og hvordan vi påvirker andre. Som leder har du en rolle der du har stor påvirkning på arbeidsdagen og livet til de du er leder for. Derfor er det helt nødvendig å bygge en kultur der det kjennes trygt å komme til deg med tilbakemeldinger på stort og smått.
Å skape en kultur av psykologisk trygghet på arbeidsplassen er en viktig forutsetning for å kunne gi og motta tilbakemeldinger på en konstruktiv måte.
Psykologisk trygghet som grunnlag for feedback
Psykologisk trygghet innebærer at ansatte føler seg trygge nok til å uttrykke sine tanker, meninger og bekymringer uten frykt for negative konsekvenser. Når teammedlemmer opplever denne tryggheten, blir det enklere å dele ærlige tilbakemeldinger – også til sin leder. Som leder har du et ansvar for å legge til rette for dette ved å skape et arbeidsmiljø hvor respekt og tillit er i fokus.
Uttrykket psykologisk trygghet er i dag en del av dagligtalen vår. Amy Edmondson, som satte navn på dette i boka The fearless organization, sa følgende:
«Psykologisk trygghet handler ikke om å være snill. Det handler om å gi ærlige og tydelige tilbakemeldinger, være åpen om feil man gjør, og å lære fra hverandre.»
Hvordan skape psykologisk trygghet:
• Oppmuntre til åpen dialog og vis takknemlighet når noen deler sine tanker.
• Sett et eksempel ved å være mottakelig for feedback selv.
• Gjør det klart at feil og utfordringer er naturlige deler av læringsprosessen.
Med en slik trygghet som grunnmur, blir feedback en naturlig del av arbeidskulturen, og muligheten for vekst og utvikling øker både for deg som leder, og for dine medarbeidere.
Det starter med deg!
Kim Scott skriver i sin bok Radical Candor, at du som leder er nødt til å omfavne ubehaget ved å få feedback. Uten at du viser at du kan ta imot feedback på en god måte, vil ikke medarbeiderne dine være særlig interessert i å høre feedback fra deg heller.
Å motta feedback på en god måte er en ferdighet, og ferdigheter kan trenes. Trening på dette får du ved å oppsøke feedback fra dine medarbeidere.
Det at du aldri får noen tilbakemeldinger fra teamet ditt, er ikke nødvendigvis et bra tegn. Du må finne måter å be om feedback på, som gjør at det kjennes trygt å gi deg disse. Aller viktigst for å bygge denne tryggheten, er at du viser over tid at du håndterer det på en god måte når du får feedback!
Det vanskelige er ofte å finne en måte å faktisk få feedback på. En måte å starte en slik samtale på. Du kan jo ikke akkurat gå til noen og spørre om de har noe feedback å gi deg. Da blir det stille.
Prøv deg frem med forskjellige åpningsspørsmål for å få en slik samtale i gang. Det kan godt være en fast setning du bruker, men den må være DIN, og passe DEG.
Kim Scott foreslår at du stiller følgende spørsmål: «Hva kan jeg slutte med eller begynne med som ville gjøre det enklere for deg å jobbe med meg?»
Sheila Heen, forfatter av Thanks for the Feedback, foreslår følgende spørsmål: «Hva er den ene tingen du ser at jeg gjør – eller ikke gjør – som du tenker står i veien for meg?» Dette kan du konkretisere ytterligere for å tilpasse det du ønsker feedback på, eksempelvis: «Hva er den ene tingen du ser at jeg gjør – eller ikke gjør – som ville gjort mandagsmøtene våre enda bedre?»
Legg merke til at både Scott og Hein stiller spørsmålet på samme måte. De spør ikke om det finnes noe en gjør eller ikke gjør. Begge to stiller et spørsmål som viser at man går ut ifra at det finnes noe som kan forbedres.
Når du da får svar – vær klar til å ta imot!
Fem steg til å motta feedback på en god måte
Inneha et «growth mindset»
Det første steget for å motta feedback godt er å gå inn i samtalen med åpenhet. Minn deg selv på at feedback ikke handler om å dømme deg som person, men om å hjelpe deg å vokse og utvikle deg i din rolle. Prøv å sette til side forsvarsmekanismer og vær villig til å lytte.
Tips: Før du mottar feedback, ta et dypt pust og si til deg selv: «Dette er en mulighet til å lære.»
Lytt aktivt
Når noen gir deg feedback, er det viktig å lytte uten å avbryte. La personen fullføre det de har å si, og vis at du er interessert ved å nikke eller komme med korte bekreftelser som «Jeg forstår» eller «Fortsett.» Aktiv lytting hjelper deg å absorbere budskapet og viser respekt for den som gir tilbakemeldingen.
Unngå: Å forsvare deg eller forklare deg mens feedbacken blir gitt. Dette kan oppfattes som at du ikke tar tilbakemeldingen på alvor.
Still spørsmål for å klargjøre
Hvis noe i tilbakemeldingen er uklart, spør om detaljer eller eksempler. Dette viser at du tar tilbakemeldingen på alvor og ønsker å forstå den fullt ut.
Eksempel på spørsmål:
• «Kan du gi et eksempel på hva du mener?»
• «Hvordan tror du dette påvirker teamet?»
Takk og tenk gjennom det du har fått høre
Etter at du har mottatt feedback, skal du alltid si takk. Ta deg tid til å reflektere over hva som ble sagt. Dette betyr ikke at du må være enig i alt, men vurder hvordan informasjonen kan være nyttig for din utvikling.
Eksempel: «Takk for at du tok deg tid til å dele dette med meg. Jeg setter pris på ærligheten din.»
Handle på tilbakemeldingen
Den viktigste delen av feedback-prosessen er hva du gjør etterpå. Her avhenger det du gjør videre av om du er enig eller uenig i tilbakemeldingen du har fått.
Dersom du er enig, og ser at du bør gjøre en forandring, så må du finne konkrete tiltak du kan ta for å gjøre disse endringene. Aller helst så raskt som mulig – da ser dine medarbeidere at du både tar imot og gjør noe med tilbakemeldinger du får. Dette er starten på å bygge en god og sunn feedbackkultur i teamet. Del gjerne planen din med den som ga deg tilbakemeldingen, og be om å få fortløpende tilbakemelding for å sjekke fremdriften din.
Eksempel: Hvis tilbakemeldingen handler om kommunikasjon, kan et tiltak være å be om tilbakemeldinger etter hvert møte for å sikre at budskapet ditt er klart.
Dersom du derimot er uenig i tilbakemeldingen du har fått, bør du ta vedkommende til side og forklare hvorfor du er uenig. Vær konkret, og fortell hvorfor du ikke vil gjøre noen endring. Denne samtalen vil skape forståelse for ditt ståsted, og dermed være like nyttig med tanke på å bygge åpenhet og en god feedbackkultur.
Du kan selvsagt bli møtt med flere argumenter som vil gjøre at du må revurdere ditt ståsted. Begge deler er helt topp.
Avsluttende tanker
Å ta imot feedback er en ferdighet som kan utvikles over tid. Jo mer du øver på å motta feedback med åpenhet, desto mer vil du vokse som leder. Husk at feedback ikke bare er en mulighet for deg å forbedre deg – det viser også at andre bryr seg nok til å hjelpe deg på veien.
Ved å vise dine medarbeidere at du tar tilbakemeldingene på alvor, vil du bidra til å bygge opp en arbeidsplass preget av psykologisk trygghet, der man har en åpen og god feedbackkultur.
Sheila Heen, en av forfatterne av boka Thanks for the feedback, sa det slik:
«Den raskeste måten for en bedrift å endre feedbackkulturen, er å lære lederne å bli bedre mottakere.»
Vær en bidragsyter til at ditt team har en sunn og god feedbackkultur der det kjennes trygt og godt å dele sine tanker. Be om feedback, og ta godt imot når du får.
Bøker for videre lesing:
• Thanks for the Feedback: The Science and Art of Receiving Feedback Well av Douglas Stone og Sheila Heen.
• Radical Candor: Be a Kick-Ass Boss Without Losing Your Humanity av Kim Scott. Sjekk også nettsiden hennes radicalcandor.com
• Dare to Lead av Brené Brown. Sjekk også nettsiden for boka her: Dare to Lead Hub
Disse bøkene vil gi deg nyttige perspektiver på hvordan du kan motta og bruke feedback til å utvikle deg selv og styrke teamet ditt.