Har du noen gang satt av en hel dag til en oppgave som egentlig kunne vært gjort på to timer? Eller sett et prosjekt strekke seg ut over flere uker, selv om de viktigste leveransene kunne vært klare på halvparten av tiden? Hvis ja, har du vært vitne til Parkinsons lov i praksis.
Som ledere står du ofte overfor mange utfordringer. En av de mest vanlige, men også mest usynlige, er hvordan tid brukes i organisasjonen – og hvordan den kan «utvides» unødvendig. Dette fenomenet kalles Parkinsons lov, et konsept som kan være en øyeåpner for mange ledere. Men hva er egentlig Parkinsons lov, og hvorfor bør du som leder være spesielt bevisst på det?
Hva er Parkinsons lov?
Parkinsons lov ble først formulert av den britiske historikeren og forfatteren Cyril Northcote Parkinson i 1955. I sin opprinnelige form sa han at «work expands to fill the time available for its completion.» Dette betyr at jo mer tid vi har til å fullføre en oppgave, jo mer tid vil vi bruke – uavhengig av om oppgaven egentlig krever så mye tid eller ikke.
For eksempel: Hvis du har en ukes frist for å levere et prosjekt som kan gjøres på tre dager, vil du sannsynligvis bruke hele uken på det – selv om det kanskje ikke trengs. Dette er et klassisk eksempel på hvordan vi ubevisst fyller tiden med mer arbeid, detaljer eller revisjoner som egentlig ikke tilfører mer verdi.
For ledere kan dette få alvorlige konsekvenser, spesielt i organisasjoner som krever raske beslutninger, effektivitet og høyt tempo.
Parkinsons lov når du leder et team
Som leder er du ansvarlig for både teamets og egen produktivitet. Parkinsons lov utfordrer deg til å vurdere hvordan tid brukes i arbeidsprosesser, og om den tiden som settes av til oppgaver er nødvendig for å oppnå et godt nok resultat.
Anta at du leder et team som jobber med et nytt produkt. Du setter en tidsfrist på to uker for ferdigstilling. Det som kan skje, er at teamet finner flere små detaljer og justeringer som kan «forbedre» produktet, selv om det ikke nødvendigvis skaper mer verdi. Det resulterer i at de bruker mer tid på å finjustere, og ender opp med et produkt som kanskje er litt mer polert, men ikke nødvendigvis bedre for markedet.
I slike tilfeller er det viktig å finne en balanse: Hvor mye tid er faktisk nødvendig for å levere et godt nok resultat, og hvor mye er for mye? Parkinsons lov er en påminnelse om at du som leder må styre både tid og kvalitet for å sikre at du ikke overforbruker tid på unødvendige oppgaver.
Hvordan finne balansen – Tidsstyringsmodeller for ledere
Ledere som kan utnytte tiden mer effektivt, får mer gjort på kortere tid. For å finne brytningspunktet mellom «godt nok» og «perfeksjonisme», er det flere tidsstyringsmodeller som kan være til hjelp. Her er to av de mest effektive:
Eisenhower-matrisen
Eisenhower-matrisen er en enkel, men kraftfull metode for å prioritere oppgaver. Den deler oppgaver inn i fire kategorier:
- Viktig og haster – Gjøres umiddelbart.
- Viktig, men haster ikke – Planlegges.
- Ikke viktig, men haster – Delegeres.
- Ikke viktig og ikke haster – Fjerner eller utsetter.
Denne modellen er nyttig for å vurdere hvor mye tid en oppgave virkelig trenger. Hvis du finner at en oppgave er viktig, men ikke haster, kan du vurdere om Parkinsons lov er i spill. Er du i ferd med å bruke mer tid på oppgaven enn nødvendig? Kanskje du kan delegere noen av detaljene til teamet ditt for å unngå at tiden fylles unødvendig.
Som leder kan du bruke Eisenhower-matrisen til å unngå å bruke tid på de oppgavene som ikke tilfører verdi eller som kan delegeres til andre. På denne måten kan du bruke ressursene mer effektivt.
Relatert: Eisenhower-matrisen: bakgrunn og smart bruk
Pomodoro-teknikken
Pomodoro-teknikken er en enkel tidsstyringsmetode som kan bidra til å motvirke Parkinsons lov ved å sette strenge tidsrammer for oppgaver. Teknikken går ut på at du jobber i 25-minutters intervaller (pomodoros), etterfulgt av en kort pause på 5 minutter. Etter fire pomodoros tar du en lengre pause på 15-30 minutter.
Denne teknikken fungerer godt fordi den utfordrer deg til å fokusere intenst i korte perioder, og samtidig unngår du å utvide arbeidet unødvendig. Ved å sette en kort tidsfrist for oppgaver, tvinges du til å jobbe mer effektivt og unngå perfeksjonisme som kan forlenge arbeidsprosessen.
For ledere kan Pomodoro-teknikken være en god modell for å utfordre både seg selv og sitt team til å jobbe mer målrettet. Når du setter konkrete tidsrammer for møter, beslutninger eller oppgaver, hjelper du teamet med å fokusere på det som er viktigst og unngå å «fyre opp» for mye tid på små detaljer som ikke skaper verdi.
Relatert: Pomodoro-teknikken: En enkel metode for bedre fokus og produktivitet
Praktiske tips for å unngå Parkinsons lov
Som leder er det flere grep du kan ta for å unngå at Parkinsons lov tar overhånd:
- Sett klare tidsrammer: Definer tidlige frister og vær bevisst på at tidsbruk ikke bør overstige det nødvendige for et godt resultat.
- Prioriter oppgavene: Bruk Eisenhower-matrisen for å vurdere hva som virkelig er viktig.
- Unngå micromanagement: Stol på teamet ditt og unngå å bruke unødvendig tid på detaljer som ikke påvirker sluttresultatet.
- Bruk tidsstyringsverktøy som Pomodoro: Tving både deg selv og teamet til å fokusere på det som er viktigst ved å sette korte, fokuserte arbeidsperioder.
- Vær bevisst på perfeksjonisme: Ofte er «godt nok» tilstrekkelig, og å strebe etter perfeksjon kan føre til at oppgaven tar mye lengre tid enn nødvendig. Husk 80/20-regelen.
En balansegang for ledere
Parkinsons lov er en påminnelse om at tid er en verdifull ressurs som kan bli utvidet uten at det nødvendigvis gir bedre resultater. Som leder må du lære å balansere mellom å bruke nok tid på en oppgave og å unngå at oppgaven fyller mer tid enn nødvendig. Ved å bruke effektive tidsstyringsmodeller som Eisenhower-matrisen og Pomodoro-teknikken, kan du skape en kultur for fokusert arbeid og økt produktivitet, både for deg selv og for teamet ditt.
Å finne brytningspunktet hvor du har brukt nok tid, men samtidig oppnådd et godt nok resultat, er en viktig ferdighet for enhver leder. Det handler om å lære seg å prioritere, sette klare rammer og delegere der det er mulig – og det vil hjelpe deg å lede mer effektivt.
Som et supplement anbefaler vi en episode fra Adam Grants podcast ReThinking: «How to be productive without burning out«. Cal Newport, forfatter av bøker som «So good they can’t ignore you» og «Deep work«, er gjest i denne episoden.