Føler du at dagene flyr uten at du får gjort det som virkelig betyr noe? Eisenhower-matrisen er et enkelt verktøy som hjelper deg å gjøre gode prioriteringer. I denne artikkelen får du innsikt i bakgrunnen for modellen – og konkrete tips til hvordan du kan bruke modellen som et smart tidsstyringsverktøy for bedre selvledelse og økt effektivitet.
Eisenhower-matrisen er et verktøy som hjelper deg med å prioritere oppgaver basert på to dimensjoner: hvor viktig oppgaven er og hvor mye den haster. Den gir deg mulighet til å prioritere oppgaver mer fornuftig, slik at du får jobbet med det som faktisk betyr noe og som skaper resultater.
Den kalles ofte for en prioriteringsmatrise, og er delt inn i fire kvadranter:
- Viktig og haster
- Viktig, men haster ikke
- Ikke viktig, men haster
- Ikke viktig, og haster ikke
Eisenhower-matrisen har sin opprinnelse fra tankegangen til Dwight D. Eisenhower, den 34. presidenten i USA (1953–1961). Han var kjent for sin evne til å håndtere komplekse oppgaver og ta gode beslutninger under press, både som general i andre verdenskrig og som president i årene etter krigen.
Han skal ha sagt noe i retning av «What is important is seldom urgent, and what is urgent is seldom important.»
Denne refleksjonen ble grunnlaget for matrisen, som først ble popularisert som et produktivitetsverktøy gjennom Stephen Coveys bok, The 7 Habits of Highly Effective People (1989). Covey presenterte matrisen som en måte å hjelpe folk med å prioritere oppgaver og fokusere på langsiktig suksess.
Selv om Eisenhower kanskje ikke formelt laget matrisen selv, bygger modellen på prinsippene han praktiserte for å håndtere tid og prioriteringer effektivt. Det er derfor modellen ofte kalles både Eisenhower-matrisen (Eisenhower Matrix) og The Time Management Matrix.
Det er gjerne når man har havnet bakpå at man leter etter modeller og metoder til å komme oppå igjen. Dersom man i stedet klarer å jobbe proaktivt med å gjøre gode vurderinger og prioriteringer, vil man ikke havne bakpå. Da kan man bruke nødvendig tid på å jobbe med langsiktige mål og oppgaver, samtidig som man har skapt plass i kalenderen til uventede saker som dukker opp.
Eisenhower-matrisen er et godt tidsstyringsverktøy, og kan være et godt verktøy også for å følge opp dine medarbeidere når de sliter med å prioritere oppgavene sine eller styre tiden sin riktig.
Relatert: Morgensrutiner som gir deg suksess
Oversikt over de fire kvadrantene i Eisenhower-matrisen
1. Viktig og haster (Gjør med én gang)
Disse oppgavene krever umiddelbar oppmerksomhet fordi de er både viktige og tidssensitive. Eksempler:
- Krisestyring
- Presserende deadlines
- Håndtering av akutte problemer
2. Viktig, men haster ikke (Planlegg)
Dette er oppgavene som gir størst langsiktig verdi. Siden de ikke haster, bør du planlegge dem i kalenderen din. Eksempler:
- Strategisk planlegging
- Personlig utvikling
- Bygge relasjoner
3. Ikke viktig, men haster (Deleger)
Disse oppgavene er tidssensitive, men bidrar ikke direkte til dine mål. Hvis mulig, bør du delegere dem til andre. Eksempler:
- Avbrytelser som telefoner eller e-poster
- Administrative oppgaver
4. Ikke viktig og ikke haster (Eliminer)
Dette er aktiviteter som ofte stjeler tid uten å tilføre verdi. Disse bør unngås eller elimineres. Eksempler:
- Sosiale medier
- Overflødig nettlesing
- Trivielle oppgaver
Eisenhower-matrisen gir en kjapp visualisering av hvordan oppgaver og gjøremål kan prioriteres. Når du får modellen inn i tankesettet ditt i hverdagen, blir det enklere å se hva som er dine viktigste oppgaver og hvilke som du kan delegere eller dytte på.
I kombinasjon med andre tidsstyringsmetoder som Pomodoro-teknikken og Timeboxing kan du løfte egen produktivitet til nye nivåer. Du får satt action på det som virkelig betyr noe.
Fordeler ved Eisenhower-matrisen
Alle modeller har noen fordeler og ulemper. Den største fordelen til Eisenhower-matrisen er at den er så utrolig enkel å forstå. Da blir den også veldig enkel å ta i bruk.
Ved å kategorisere oppgaver på denne måten, får du et tydelig rammeverk for prioriteringer. Da bruker du tiden din mer effektivt, og det er enklere å finne tid til mer langsiktige oppgaver som vil gi deg stor verdi på lengre sikt.
Det blir enklere å ta beslutninger, som igjen gjør at du har bedre oversikt og kontroll over arbeidsmengden din.
Ulemper ved Eisenhower-matrisen
Det finnes også ulemper ved modellen. Blant annet kan det være vanskelig å objektivt avgjøre hva som er viktig og hva som haster, og ulike personer kan vurdere den samme oppgaven forskjellig.
Den kan også kreve mye tid å jobbe med. Før man har blitt vant med å tenke på prioriteringer i en slik matrise, vil man lett havne i fella å overanalysere selv de enkleste oppgavene.
Mer komplekse prosjekter med mange avhengigheter er vanskelig å styre gjennom Eisenhower-matrisen. Den har nok sin styrke i enklere og mer kortsiktige oppgaver.
Tips til bruk:
- Når du får en oppgave, vurder hvor den passer inn i matrisen før du handler.
- Sett av tid til oppgaver som er viktige, men ikke haster. Dette er nøkkelen til å unngå stress og å aldri havne bakpå. Å jobbe proaktivt.
- Smart å bruke som del av helikopterlederskap for å se hvor en oppgave passer inn.
Eisenhower-matrisen er et effektivt verktøy for å prioritere oppgaver basert på hva som er viktig og hva som haster. Den hjelper deg med å fokusere på det som virkelig betyr noe, redusere stress, og bruke tiden din mer effektivt. Ved å forstå og bruke matrisen kan du ta bedre beslutninger og jobbe smartere, ikke hardere.
Til videre lesning kan vi anbefale boka Eat that frog! av Brian Tracy. Den er et veldig godt supplement til Eisenhower-matrisen som produktivitetsverktøy.
Relatert: Timeboxing – enkel og effektiv tidsstyring