Ta tilbake kontrollen over kalenderen din med timeboxing!

I en verden full av avbrytelser, overfylte innbokser og stadig nye oppgaver, kan det føles umulig å holde fokus og få gjort det som virkelig betyr noe. Tidsstyring er uhyre viktig, og timeboxing er en enkel teknikk som hjelper deg med å strukturere tiden din bedre, slik at du kan jobbe mer effektivt og få tilbake kontroll over kalenderen.

Noen mennesker er perfeksjonister, og bruker derfor alt for mye tid på oppgavene sine. I den andre enden av skalaen finner du de som prokrastinerer, og aldri kommer i gang før helt på tampen. I dette innlegget vil jeg vise deg hvordan timeboxing fungerer, hvorfor det er så effektivt, og hvordan du enkelt kan komme i gang, uavhengig av om du er i perfeksjonist- eller prokrastineringsenden av skalaen.

Hva er timeboxing?

Timeboxing er et tidsstyringsverktøy som handler om å sette av bestemte tidsblokker (timeboxes) i kalenderen frem i tid, til helt spesifikke oppgaver. En tidsblokk er som et møte: det har en fastsatt dato, og tydelige klokkeslett for når det starter og slutter.

Hovedpoenget er å være disiplinert rundt disse tidsblokkene, med tydelig fokus for hva du bruker tiden til. I stedet for at du jobber med en oppgave uten tidsramme, skal du bestemme hvor mye tid du vil bruke til oppgaven. Dette gjør at du får en tydeligere ramme rundt arbeidet ditt, unngår prokrastinering og sikrer at oppgaver ikke spiser opp all tilgjengelig tid.

Når du først har reservert en tidsblokk i kalenderen, må du behandle det som et møte. Ingen brå endringer eller kanselleringer, og ingen distraksjoner når du jobber med oppgaven.

Til større oppgaver og prosjekter kan det være smart å sette av flere tidsblokker frem i tid. Med en slik tilnærming har du full kontroll på egen tid og egne prioriteringer.

Hvorfor fungerer timeboxing så godt?

Timeboxing bygger på flere prinsipper:

1. Parkinsons lov – Arbeid tar så lang tid som du gir det. Ved å sette en tydelig tidsramme, unngår du å bruke mer tid enn nødvendig.
2. Pomodoro-teknikken – Avgrenset tid gjør det enklere å eliminere distraksjoner og å komme i flytsonen.
3. Bedre planlegging – Ved å legge inn faste tidspunkter for oppgaver blir det enklere å prioritere og si nei til tidstyver.
4. Teamet ditt ser at du er opptatt – når du legger inn tidsblokker i kalenderen kan ikke andre spise av tiden din hvis dere har delt kalender

Timeboxing ble i en studie rangert som det aller mest effektive tidsstyringsverktøyet blant 100 forskjellige metoder for tidsstyring. Les mer om studien på Harvard Business Review.

Slik kommer du i gang!

1. Lag en oversikt over oppgavene dine

Start med å skrive ned alt du må gjøre i løpet av dagen eller uken. Prioriter dem etter viktighet og tidsbruk.

Timeboxing fungerer veldig godt til å sette av tid til oppgaver du ikke har lyst å gjøre, eller som du ser at du utsetter og utsetter.

2. Sett av tidsblokker

Bestem hvor lang tid du vil bruke på hver oppgave. Vær realistisk – men utfordre deg selv til å jobbe mer effektivt.

Ikke fyll hele dager kun med tidsblokkker med oppgaver, men del det opp. Hvis du jobber godt og konsentrert om morgenen, så sett tidsblokkene tidlig på dagen. Jobber du bedre etter lunsj, så sett tidsblokkene senere.

3. Bruk en kalender eller app

Legg inn tidsblokkene i kalenderen din, eller bruk en app som Toggl eller Sunsama for å holde oversikt.

For noen vil det være bra å sette inn slike tidsblokker hver dag, for andre passer det bedre med et par dager i uka der man blokker ut noen timer. Poenget er at du styrer når du skal bruke tid, og hva du skal bruke den på. Planlegg gjerne ei uke frem i tid.

4. Respekter tidsrammene

Når tiden er ute, avslutt oppgaven selv om den ikke er 100 % ferdig. Du kan eventuelt legge til en ekstra blokk senere om det er nødvendig.

Større oppgaver krever ofte at du deler de opp i flere økter. Det gir deg pusterom, og du vil jobbe mer effektivt. Det å komme i gang med store oppgaver, selv om du ikke blir ferdig, er ofte en liten seier i seg selv, og det gir motivasjon til å starte på neste tidsblokk.

5. Evaluer og juster

Etter noen dager eller uker – vurder hva som fungerer og hvor du kan justere tidsbruk eller prioriteringer.

Kombiner timeboxing med andre produktivitetsteknikker

For maksimal effekt og enda bedre tidsstyring kan du kombinere timeboxing med:

• Pomodoro-teknikken: Jobb i 25-minutters økter med korte pauser.
• Deep work: Sett av lenger tid til uforstyrret arbeid.
• Batching: Gruppér lignende oppgaver i samme tidsblokk. Dette reduserer «kostnaden» ved å endre fokus mellom oppgaver.
• Eisenhower-matrisen: prioriteringsverktøy for oppgaver i forhold til hvor viktige de er, og hvor mye de haster

Konklusjon

Når du lærer å prioritere og definere hvor mye tid du skal bruke på forskjellige oppgaver, gjennom å konsekvent allokere tid til dette i kalenderen, vil du bli helt rå på tidsstyring, og ta full kontroll på egen kalender og arbeidsdag.

Her er noen av de viktigste fordelene ved å bruke timeboxing som produktivitetsverktøy:

• Du unngår prokrastinering, og tvinger deg selv til å begynne å jobbe med oppgaver du har utsatt, eller som du vet er vanskelige for deg å starte på.
• Du blir oppmerksom på hvor mye tid du egentlig bruker på forskjellige oppgaver.
• Du er enklere å sette grenser for hvor mye tid du skal bruke på en spesifikk oppgave, og når du skal gjøre den. På den måten organiserer du ditt eget arbeid mye bedre.
• Du øker produktiviteten og fokuset ditt betydelig hvis du sørger for at ingen avbryter eller distraherer deg mens du jobber med oppgaven i den avsatte tidsboksen.
• Det er en god måte å håndtere perfeksjonisme, og tendensen til å overarbeide eller overtenke oppgaver på.
• Du kan bruke timeboxing til å planlegge de viktigste tingene allerede om morgenen, og det kan hjelpe deg med å få en mye bedre arbeidsrytme.

Timeboxing hjelper deg med å ta kontroll over tiden din, redusere stress og øke produktiviteten. Ved å planlegge dagen din med tidsblokker, vil du jobbe mer fokusert, få mer gjort og samtidig unngå å bli overveldet. Prøv det ut – og opplev forskjellen selv!

---

For videre lesning, sjekk ut boka Eat that frog av Brian Tracy. Den vil gi deg et spark bak i forhold til tidsstyring og produktivitet!

Likte du det du leste? on Twitter on Facebook on LinkedIn